Rendezd átláthatóan irataid

Ahhoz hogy egy folyamat hosszú távon működőképes, és hatékony legyen, arra van szükség, hogy az egyes részfolyamatok és a folyamatokban résztvevők feladatai, felelőssége szabályozva legyen. Mindez igaz az iratrendezésre is, hiszen ahhoz, hogy az iratrendezés valóban az adott cég eredményes működését szolgálja, szükséges egy átfogó iratrendezési szabályzat, amely tartalmazza a cége működése során keletkezett dokumentumok kezelésére irányuló szabályokat, a szabályok módszertanát.

Az iratrendezés szabályait még az iratrendezés megkezdése előtt le kell fektetni, és az iratrendezés első lépésétől az utolsóig az iratrendezés szabályainak megfelelően kell eljárni. Csak így biztosított, hogy az iratrendezés szabályai valóban hozzájáruljanak cége és munkatársai hatékony mindennapi munkájához.

Az iratrendezési szabályzatban minden fontos benne van, aminek betartása mellett egy igazán hatékony iratrendezés kivitelezhető. Hiszen az iratrendezési szabály tartalmazza a különböző dokumentumok, számlák és szerződések nyilvántartásának és rendszerezésének módját, a dokumentumok biztonságos őrzésének és tárolásának módját, a dokumentumok segédletekkel való ellátását, az egyes dokumentumok megsemmisítésének leselejtezésének feltételeit, az archiválási folyamat szabályait és a dokumentumok irattárazásának menetét.

Természetesen, ha csak otthon akarunk irattározni akkor nem kell. ennyire mereven szabályozni a rendszerünket. Először vegyük figyelembe hányféle iratunk van és azokat külön-külön rendszerezzük időrendbe. Nálam elsősorban orvosi papírok vannak és a betegségeknek megfelelően tárolom külön mindegyiket, hogy ha szükségem van az előzményekre akkor bármikor hozzáférhessek.

Az irattározásra többféle eszköz használható. Én elsősorban a papír iratrendező, archiváló dobozokat szeretem, mert szépen be lehet állítani a szekrénybe és könnyen hozzá lehet férni. Persze ehhez szükség van genothermekre, lefüző dossziékra. Nem árt ha van fűzőgépünk, hozzá kapocs, gémkapocs gumis karton mappa, címkéz, elválasztócsíkok stb. Lehet így első hangzásra bonyolultnak tűnik a rendszerezés, de jobb mint, ha csak bedobálom valamibe és bevágom a szekrénybe, fiókba. Az irodaszerek életünk minden területén jelen vannak. Hiába a technikai fejlődés aligha van olyan háztartás amelyben ne találnánk meg a legalapvetőbbeket. Egy-egy radír, gumis mappa, olló hever az asztalon, akkor is ha nem itthonról működtetünk irodát, elég ha iskoláskorú gyerekünk van. Ezek azok az alapvető eszközök amelyre a minden napjainkban szükségünk van, ezért is érdemes jól átgondolni, hogy adott élethelyzetünkben mi mindenre lehet szükségünk. Fiatalkoromra vissza emlékezve emlékszem a nyár végi ősz eleji papírbolti bevásárlásokra, amikor a tanévnyitó előtt megvettük a szükséges eszközöket a tanévkezdéshez. Ceruzákat, tollakat tollbetéteket, vonalzót, ragasztót, hibajavítót, színesceruzákat, festőkészletet, rajzpapírokat, írólapokat stb.

Buksika

Ajánlom

Tetszik

+1

Szabálysértés bejelentése